Plan Comptable Minimum Normalise (PCMN) — AR 12/07/2012

Introduction

L’Arrete Royal du 12 juillet 2012 fixe le plan comptable minimum normalise applicable aux associations de coproprietaires (ACP) en Belgique.

Ce plan est obligatoire pour les coproprietes d’au moins 20 lots (hors caves, garages et parkings). Les coproprietes de moins de 20 lots peuvent opter pour une comptabilite simplifiee.

Dispositions principales de l’AR

Art. 1 — Champ d’application

Le plan comptable s’applique aux associations de coproprietaires visees a l’article 577-5 du Code civil (recodifie Art. 3.86).

Art. 2 — Comptabilite en partie double

Les associations de coproprietaires tiennent leur comptabilite selon les regles de la comptabilite en partie double (double-entry bookkeeping).

Alignement KoproGo :

  • Entite JournalEntry + JournalEntryLine avec debit/credit

  • Validation : somme debits = somme credits par ecriture

  • Types de journaux : ACH (achats), VEN (ventes), FIN (financier), ODS (operations diverses)

  • Inspire de Noalyss (logiciel comptable belge open source)

Statut : CONFORME

Art. 3 — Structure du plan comptable

Le plan comptable comprend les classes suivantes :

Classe

Description

Nombre de comptes KoproGo

Statut

1

Fonds propres, provisions, dettes a long terme

~10 comptes

CONFORME

2

Frais d’etablissement, actifs immobilises

~8 comptes

CONFORME

3

Stocks (rarement utilise en copropriete)

~2 comptes

CONFORME

4

Creances, dettes a court terme, regularisations

~15 comptes

CONFORME

5

Tresorerie (banques, caisse)

~8 comptes

CONFORME

6

Charges (fonctionnement, entretien, personnel)

~25 comptes

CONFORME

7

Produits (quotes-parts, recuperations)

~12 comptes

CONFORME

9

Hors-bilan (engagements, garanties)

~5 comptes

CONFORME

Total : ~90 comptes pre-seedes dans KoproGo (via POST /accounts/seed/belgian-pcmn).

Art. 4 — Pieces justificatives

Toute ecriture comptable doit etre appuyee par une piece justificative datee.

Alignement KoproGo :

  • Champ document_ref dans JournalEntry

  • Entite Document pour le stockage de fichiers (factures, contrats, PV)

  • Lien possible entre documents et depenses (PUT /documents/{id}/link-expense)

Statut : CONFORME

Art. 5 — Conservation des documents

Les documents comptables doivent etre conserves pendant 7 ans a compter de la cloture de l’exercice.

Warning

Les pieces justificatives emanant de tiers (factures fournisseurs, contrats) doivent etre conservees 10 ans (prescription civile de droit commun).

Alignement KoproGo :

  • Logs d’audit avec retention calculee (7 ans dans les tables d’audit)

  • Pas de cron job de nettoyage automatique (LACUNE identifiee dans l’audit RGPD)

  • Stockage documents via S3 avec backups chiffres GPG

Statut : CONFORME (partiel — nettoyage automatique a implementer)

Comptes specifiques copropriete

Voici les comptes les plus importants pour une copropriete belge :

Classe 1 — Fonds propres

  • 1000 - Capital de depart

  • 1300 - Reserves legales

  • 1310 - Fonds de reserve (obligatoire Art. 3.86 §3)

  • 1320 - Fonds de roulement (obligatoire Art. 3.86 §3)

Classe 4 — Creances et dettes

  • 4000 - Coproprietaires — appels de fonds

  • 4010 - Coproprietaires — arrieres

  • 4400 - Fournisseurs

  • 4500 - TVA a payer

  • 4510 - TVA a recuperer

Classe 5 — Tresorerie

  • 5500 - Compte courant (fonds de roulement)

  • 5510 - Compte epargne (fonds de reserve)

  • 5700 - Caisse

Classe 6 — Charges

  • 6100 - Chauffage

  • 6110 - Eau

  • 6120 - Electricite parties communes

  • 6200 - Entretien et reparations

  • 6300 - Assurances

  • 6400 - Honoraires syndic

  • 6500 - Frais d’administration

Classe 7 — Produits

  • 7000 - Quotes-parts ordinaires

  • 7100 - Quotes-parts extraordinaires

  • 7200 - Interets bancaires

  • 7500 - Recuperations sur coproprietaires

TVA belge applicable

Taux

Application

Exemple

6%

Travaux de renovation (immeuble > 10 ans)

Renovation facade, isolation

12%

Taux intermediaire (cas specifiques)

Logements sociaux

21%

Taux standard (construction neuve, services)

Honoraires syndic, fournitures neuves

Alignement KoproGo :

  • 3 taux supportes dans InvoiceLineItem et Quote

  • Calculs automatiques TTC

  • Precision DECIMAL(12,2) en base de donnees

Statut : CONFORME

Obligations du commissaire aux comptes

Pour les coproprietes d’au moins 20 lots, la designation d’un commissaire aux comptes est obligatoire. Celui-ci :

  • Verifie les comptes annuels

  • Rapport a l’assemblee generale

  • Peut etre un coproprietaire ou un professionnel externe

Alignement KoproGo : Pas de gestion du commissaire aux comptes dans le systeme. Les rapports financiers (bilan, compte de resultats) sont generes automatiquement et peuvent etre fournis au commissaire.

Statut : HORS SCOPE (le commissaire est une personne physique, pas un processus logiciel)

Rapports financiers

KoproGo genere les rapports obligatoires suivants :

  1. Bilan (Balance Sheet) — GET /reports/balance-sheet - Actifs (classes 2-5) = Passifs (classes 1, 4) - Filtrage par periode

  2. Compte de resultats (Income Statement) — GET /reports/income-statement - Charges (classe 6) vs Produits (classe 7) - Calcul du resultat net

Statut : CONFORME

Risques de non-conformite comptable

Risque

Consequence

Mitigation KoproGo

Comptes non conformes PCMN

Rejet des comptes par l’AG, revocation syndic

~90 comptes pre-seedes conformes

Absence de piece justificative

Contestation des ecritures

Champ document_ref + entite Document

Conservation < 7 ans

Amendes, impossibilite de justifier

Backups chiffres S3 (a verifier retention)

Absence comptabilite partie double

Non-conformite AR 12/07/2012

JournalEntry avec validation debit=credit

Pas de commissaire aux comptes (>=20 lots)

Non-conformite legale

Hors scope logiciel