Le syndic professionnel en Belgique est soumis au Code de déontologie de l’Institut Professionnel des Agents Immobiliers (IPI). Voici les règles essentielles.
Déontologie générale (14 règles)
Cadre légal global (G01)
Le syndic respecte, outre le code de déontologie : Code pénal, Code de droit économique, Code civil copropriété, droit contractuel, loi anti-blanchiment, RGPD, et les lois anti-discrimination.
Responsabilité personnelle (G02)
Responsabilité personnelle pour ses actes et ceux de ses préposés. Obligation d’organiser une supervision continue.
Assurance RC professionnelle (G03)
Assurer sa responsabilité civile professionnelle. Mentionner le nom de l’assureur et le numéro de contrat sur les documents et le site web.
Respect de la vie privée / RGPD (G04)
Traitement limité aux données directement liées à la mission.
Contrat écrit et information (G05)
Proposer un contrat écrit clair, avec mode de calcul des honoraires.
Refus de mission contraire au code (G06)
Ne peut accepter une mission contraire au code ou mettant en péril son indépendance.
Vérification d’identité (G07)
Vérifier l’identité, la qualité et les pouvoirs du commettant.
Continuité jusqu’au terme (G08)
Même informé de la fin de mission, le syndic exécute jusqu’au terme.
Devoir de discrétion (G09)
Ne pas communiquer de données relatives à une mission à des personnes non autorisées.
Formation continue obligatoire (G10)
10 heures par an minimum de formation continue.
Conflits d’intérêts (G11)
Éviter tout conflit d’intérêts. Indiquer si le cocontractant a un lien avec le syndic.
Mentions obligatoires sur documents (G12)
Numéro d’agréation IPI, raison sociale, assureur RC et numéro de contrat.
Loyauté envers les confrères (G13)
Pas de collaboration avec un praticien illégal. Pas d’acte déloyal envers un confrère.
Anti-blanchiment (G14)
10 obligations : identification du client, vigilance, conservation des données, formation interne, déclaration de soupçon à la CTIF, etc.
Déontologie spécifique au syndic (14 règles)
Respect du Code civil copropriété (D01)
Respect des statuts, du ROI, et des obligations contractuelles.
Neutralité dans les conflits (D02)
Stricte neutralité dans les conflits entre copropriétaires ou occupants qui ne concernent pas la gestion de l’association.
Faciliter le conseil de copropriété et le commissaire (D03)
Permettre au CdC et au commissaire de remplir leurs missions.
Syndic judiciaire : mêmes obligations (D05)
Le syndic désigné par voie de justice est tenu aux mêmes obligations.
Conservation 10 ans (D06)
Conservation des pièces justificatives pendant 10 ans à dater de la décharge du syndic.
Compte distinct par ACP (D08)
Pour chaque ACP gérée, un compte bancaire distinct dont le syndic est seul responsable.
Sommes revenant à l’ACP (D09)
Les indemnités, ristournes, remboursements doivent être versés directement sur le compte de l’ACP.
Opérations financières justifiées (D10)
Opérations uniquement par virement ou chèque, sur base de justificatifs. Pas de carte de crédit sur les comptes gérés.
Comptes clairs et détaillés (D11)
Comptes, relevés et états patrimoniaux clairs, détaillés par catégories, au minimum une fois par an.
Accès aux pièces justificatives (D12)
Les copropriétaires doivent pouvoir exercer leur droit d’accès.
Conseils et recommandations (D13)
Le syndic formule en temps utile conseils et recommandations. Il informe des prescriptions légales et attire l’attention sur les risques.
Recommandation d’assurances (D14)
Recommander objectivement les assurances nécessaires pour l’immeuble.