Guide Utilisateur - Conseil de Copropriété (Board of Directors)

Issue #82 - Fonctionnalité CRITIQUE pour conformité légale belge

📋 Table des Matières

Introduction
Obligation Légale
Rôle du Conseil
Élection des Membres
Gestion des Mandats
Suivi des Décisions AG
Tableau de Bord
Guide Technique

1. Introduction

Le Conseil de Copropriété (aussi appelé “Board of Directors” ou “Raad van Mede-eigendom” en néerlandais) est un organe de contrôle obligatoire dans les copropriétés belges de plus de 20 lots.

Qu’est-ce que le Conseil de Copropriété ?

Le conseil est composé de copropriétaires élus lors de l’Assemblée Générale (AG) pour :

✅ Surveiller l’exécution des décisions de l’AG par le syndic
✅ Vérifier la gestion financière
✅ Donner son avis sur les travaux et contrats importants
✅ Convoquer une AG si nécessaire

2. Obligation Légale

Article 577-8/4 du Code Civil belge

“Dans les immeubles comportant plus de 20 lots, l’assemblée générale désigne, parmi les copropriétaires, un conseil de copropriété.”

Points clés :

🔴 OBLIGATOIRE pour immeubles >20 lots
📅 Mandats d’environ 1 an (renouvelables)
🚫 Incompatibilité : Le syndic ne peut PAS être membre du conseil
⚖️ Sanctions possibles si absent (nullité décisions AG)

Sanctions en cas de non-conformité :

❌ Nullité potentielle des décisions prises en AG
⚠️ Responsabilité du syndic engagée
💰 Risque d’amendes

3. Rôle du Conseil

Missions Principales

1. Surveillance du Syndic

Vérifier l’exécution des décisions AG dans les délais
Contrôler les comptes et la gestion financière
Demander des justificatifs pour les dépenses importantes

2. Conseil et Avis

Donner son avis sur les travaux proposés
Examiner les devis et contrats
Recommander des améliorations

3. Alerte et Convocation

Signaler les manquements du syndic
Convoquer une AG extraordinaire si nécessaire
Informer les copropriétaires

4. Suivi des Décisions

Créer et suivre les décisions prises en AG
Surveiller les deadlines d’exécution
Alerter en cas de retard

Droits du Conseil

📄 Consulter tous les documents de la copropriété
🔍 Demander des comptes au syndic
🗣️ Prendre la parole en AG
📞 Convoquer une AG si le syndic est défaillant

4. Élection des Membres

Composition Recommandée

Pour un immeuble de 20-50 lots :

👑 1 Président (préside les réunions du conseil)
💰 1 Trésorier (suit les comptes)
📝 1 Secrétaire (rédige les comptes-rendus) (optionnel)
👤 1-2 Membres (participent aux décisions)

Pour un immeuble de >50 lots :

Jusqu’à 5 membres recommandés

Processus d’Élection

Étape 1 : Proposition en AG

Le syndic ou un copropriétaire propose des candidatures
Les candidats peuvent se présenter eux-mêmes
Vote à majorité simple (50% + 1 voix)

Étape 2 : Enregistrement dans KoproGo

Aller sur "Conseil de Copropriété"
Cliquer "Élire un membre"
Sélectionner le copropriétaire
Choisir la position (Président, Trésorier, etc.)
Indiquer l'AG d'élection
Valider

Étape 3 : Attribution des Rôles

Président : Coordonne le conseil, préside les réunions
Trésorier : Vérifie les comptes, budget prévisionnel
Secrétaire : Rédige PV des réunions du conseil (si applicable)
Membre : Participe aux décisions et avis

Incompatibilités ⚠️

Le système KoproGo bloque automatiquement :

❌ Un syndic ne peut PAS être élu au conseil
❌ Un membre du conseil ne peut PAS devenir syndic
✅ Vérification via trigger SQL en base de données

5. Gestion des Mandats

Durée et Renouvellement

Durée du Mandat

~1 an (entre 11 et 13 mois)
Commence à la date de l’AG d’élection
Se termine à l’AG suivante

Renouvellement

Alerte automatique à J-60 :
"⚠️ Le mandat de [Nom] expire dans 60 jours.
Pensez à organiser une nouvelle élection lors de la prochaine AG."

Processus de Renouvellement

60 jours avant expiration : Alerte orange dans le dashboard
Lors de la prochaine AG : Vote de renouvellement
Dans KoproGo : Cliquer “Renouveler le mandat”
Nouveau mandat de 1 an commence automatiquement

Démission ou Révocation

Démission Volontaire

Le membre informe le président par écrit
Annonce en AG lors de la prochaine session
Élection d’un remplaçant si nécessaire

Révocation

Vote en AG à majorité simple
Dans KoproGo : “Retirer du conseil”
Le mandat devient inactif immédiatement

6. Suivi des Décisions AG

Types de Décisions à Suivre

Décisions avec Délai

🔨 Travaux votés : “Réparer l’ascenseur” → Deadline 60 jours
📝 Obtention de devis : “3 devis pour la toiture” → Deadline 30 jours
📄 Documents : “Envoi PV de l’AG” → Deadline 30 jours légal

Décisions sans Délai

📋 Études de faisabilité : “Analyser installation panneaux solaires”
🏛️ Règlement intérieur : “Mise à jour du ROI”

Workflow de Suivi

1. Créer une Décision

Après chaque AG :
Aller sur "Suivi des Décisions"
Cliquer "Nouvelle décision"
Sujet : "Réparation ascenseur"
Texte : "Approuvé travaux pour 15,000€"
Deadline : +60 jours
AG de référence : "AG Annuelle 2024"
Enregistrer

2. Statuts des Décisions

🔵 En attente (pending) : Décision prise, pas encore démarrée
🟡 En cours (in_progress) : Le syndic a commencé l’exécution
🟢 Terminée (completed) : Décision exécutée et validée
🔴 En retard (overdue) : Deadline dépassée
⚫ Annulée (cancelled) : Décision abandonnée

3. Alertes Automatiques

📅 Si deadline < 7 jours : Alerte CRITIQUE (rouge)
📅 Si deadline < 30 jours : Alerte ÉLEVÉE (orange)
📅 Si deadline dépassée : Alerte EN RETARD (rouge clignotant)

4. Actions Disponibles

Démarrer : Passer de “En attente” → “En cours”
Terminer : Passer de “En cours” → “Terminée”
Ajouter notes : Commentaires de suivi du conseil
Annuler : Marquer comme annulée

Exemple Concret

Décision : "Obtenir 3 devis pour réfection toiture"
Statut : En cours 🟡
Deadline : 15/12/2024 (dans 12 jours) 🟠
Notes : "Syndic a contacté 2 entrepreneurs.
         En attente 3ème devis de Toitures Expert."

7. Tableau de Bord

Vue d’Ensemble

Le Tableau de Bord du Conseil est accessible via :

Navigation → Conseil de Copropriété → Tableau de Bord

Sections du Dashboard

1. Mon Mandat

┌─────────────────────────────────────┐
│ Mon Mandat                          │
├─────────────────────────────────────┤
│ Position : Président 👑             │
│ Début : 15/03/2024                  │
│ Fin : 15/03/2025                    │
│                                     │
│ ⚠️ Expire dans 45 jours            │
│ Pensez à organiser une nouvelle    │
│ élection lors de la prochaine AG.  │
└─────────────────────────────────────┘

2. Statistiques des Décisions

┌────────────────────────────────────────────┐
│ Statistiques des Décisions                 │
├────────────────────────────────────────────┤
│ Total : 23   En attente : 5  🔵           │
│ En cours : 8  🟡  Terminées : 8  🟢       │
│ En retard : 2  🔴  Annulées : 0  ⚫       │
└────────────────────────────────────────────┘

3. Décisions en Retard (si applicable)

┌─────────────────────────────────────────────┐
│ 🚨 Décisions en Retard (2)                 │
├─────────────────────────────────────────────┤
│ • Obtenir 3 devis toiture                  │
│   Deadline : 01/11/2024 (dépassée 3 jours)│
│                                            │
│ • Envoi PV AG extraordinaire               │
│   Deadline : 05/11/2024 (dépassée 1 jour) │
└─────────────────────────────────────────────┘

4. Deadlines Approchant

┌─────────────────────────────────────────────┐
│ 📅 Deadlines Approchant (3)                │
├─────────────────────────────────────────────┤
│ 🔴 Réparation ascenseur (dans 5 jours)    │
│ 🟠 Contrat chauffage (dans 15 jours)      │
│ 🟡 Budget prévisionnel (dans 28 jours)    │
└─────────────────────────────────────────────┘

Codes Couleurs

Urgence	Délai	Couleur	Icône
Critique	< 7 jours	Rouge	🔴
Élevée	< 30 jours	Orange	🟠
Normale	> 30 jours	Jaune	🟡
En retard	Dépassée	Rouge vif	🚨

8. Guide Technique

Architecture Backend

Entités Domain

// BoardMember
pub struct BoardMember {
    pub id: Uuid,
    pub owner_id: Uuid,          // Référence copropriétaire
    pub building_id: Uuid,
    pub position: BoardPosition, // president, treasurer, member
    pub mandate_start: DateTime<Utc>,
    pub mandate_end: DateTime<Utc>,
    pub elected_by_meeting_id: Uuid,
}

// BoardDecision
pub struct BoardDecision {
    pub id: Uuid,
    pub building_id: Uuid,
    pub meeting_id: Uuid,
    pub subject: String,
    pub decision_text: String,
    pub deadline: Option<DateTime<Utc>>,
    pub status: DecisionStatus, // pending, in_progress, completed, overdue
    pub notes: Option<String>,
}

API Endpoints

Board Members:

POST   /api/v1/board-members/elect              # Élire un membre
GET    /api/v1/board-members/building/{id}      # Liste membres actifs
GET    /api/v1/board-members/building/{id}/all  # Tous les membres
PUT    /api/v1/board-members/{id}/renew         # Renouveler mandat
DELETE /api/v1/board-members/{id}               # Retirer du conseil
GET    /api/v1/board-members/stats/{building}   # Statistiques
GET    /api/v1/board-members/my-mandates        # Mes mandats
GET    /api/v1/board-members/dashboard          # Dashboard

Board Decisions:

POST   /api/v1/board-decisions                           # Créer décision
GET    /api/v1/board-decisions/{id}                      # Détails
GET    /api/v1/board-decisions/building/{id}             # Par immeuble
GET    /api/v1/board-decisions/building/{id}/status/{s}  # Par statut
GET    /api/v1/board-decisions/building/{id}/overdue     # En retard
PUT    /api/v1/board-decisions/{id}/status               # Changer statut
PUT    /api/v1/board-decisions/{id}/complete             # Terminer
PUT    /api/v1/board-decisions/{id}/notes                # Ajouter notes
GET    /api/v1/board-decisions/stats/{building}          # Statistiques

Migrations Base de Données

3 migrations créées :

20251101000001_add_board_member_role.sql
- Ajoute rôle board_member à la table user_roles
20251101000002_create_board_system.sql
- Tables board_members et board_decisions
- ENUMs board_position et decision_status
- Triggers incompatibilité syndic/board ⚠️
20251101000003_add_missing_columns_to_board_tables.sql
- Ajout organization_id (multi-tenancy)
- Ajout is_active (gestion mandats)

Triggers SQL Critiques

-- Interdire syndic d'être board member
CREATE TRIGGER enforce_syndic_board_incompatibility
BEFORE INSERT OR UPDATE ON board_members
FOR EACH ROW EXECUTE FUNCTION check_syndic_board_incompatibility();

-- Interdire board member de devenir syndic
CREATE TRIGGER enforce_board_syndic_incompatibility
BEFORE INSERT OR UPDATE ON user_roles
FOR EACH ROW EXECUTE FUNCTION check_board_syndic_incompatibility();

Composants Frontend

3 composants Svelte :

BoardDashboard.svelte (252 lignes)
- Dashboard principal avec statistiques
- Affichage mandat actif
- Alertes overdue et deadlines
- Vue agrégée complète
BoardMemberList.svelte (195 lignes)
- Liste tous les membres du conseil
- Positions avec icônes
- Statuts mandats (actif, expirant, inactif)
- Toggle anciens membres
DecisionTracker.svelte (261 lignes)
- Suivi toutes décisions AG
- Filtrage par statut
- Actions rapides (Démarrer, Terminer)
- Alertes visuelles

Tests

Tests Unitaires (46 tests):

BoardMember : 22 tests
BoardDecision : 24 tests

Tests BDD (45+ scénarios):

board_members.feature : 15 scénarios
board_decisions.feature : 25 scénarios
board_dashboard.feature : 5 scénarios

Tests E2E (15 scénarios):

BoardOfDirectors.spec.ts : Tests Playwright complets

FAQ

Q: Le conseil est-il obligatoire pour mon immeuble de 18 lots ?

R: Non. Le conseil n’est obligatoire que pour les immeubles de plus de 20 lots. Cependant, vous pouvez en créer un volontairement.

Q: Combien de membres dans le conseil ?

R: La loi ne fixe pas de nombre minimum. Recommandation :

20-50 lots : 3-4 membres
50 lots : 5 membres

Q: Le syndic peut-il assister aux réunions du conseil ?

R: Oui, le syndic peut être invité pour donner des explications, mais il ne vote pas et ne peut pas être membre.

Q: Que se passe-t-il si le syndic ne respecte pas les décisions AG ?

R: Le conseil peut :

Envoyer une mise en demeure
Convoquer une AG extraordinaire
Proposer le remplacement du syndic
Engager la responsabilité du syndic

Q: Les mandats peuvent-ils être révoqués ?

R: Oui, par vote en AG à majorité simple. Dans KoproGo : “Retirer du conseil”.

Q: Comment sont alertées les décisions en retard ?

R: Alertes automatiques dans le dashboard :

🟡 < 30 jours avant deadline
🔴 < 7 jours avant deadline
🚨 Après deadline dépassée

Support et Contact

📧 Email support : support@koprogo.com
📚 Documentation complète : https://docs.koprogo.com
🐛 Signaler un bug : https://github.com/gilmry/koprogo/issues

Conformité Légale

✅ Conforme Article 577-8/4 Code Civil belge ✅ Validation trigger SQL incompatibilité syndic/board ✅ Alertes mandats expirants ✅ Audit trail complet

Version: 1.0.0 Date: Novembre 2024 Issue: #82 - Board of Directors (CRITICAL)