Guide Utilisateur : Conseil Syndical

Version:: 1.0.0
Date:: 10 novembre 2025
Public:: Membres du conseil syndical
Voir aussi:: Guide Utilisateur : Syndic | Guide Utilisateur : Copropriétaire | Guide Utilisateur : Comptable

📋 Vue d’ensemble

Ce guide explique comment utiliser KoproGo en tant que membre du conseil syndical. Vous y trouverez :

✅ Rôle et responsabilités du conseil syndical
✅ Validation des dépenses importantes
✅ Suivi budgétaire et financier
✅ Préparation et organisation des AG
✅ Contrôle des prestataires et contrats
✅ Communication avec les copropriétaires

🏛️ Le Conseil Syndical : Cadre Légal

Obligation légale (Belgique)

En Belgique, le conseil syndical est obligatoire pour les copropriétés de plus de 20 lots (Art. 577-8/4 du Code civil).

Rôle :

Assister le syndic dans sa mission
Contrôler la gestion de l’immeuble
Valider les dépenses importantes
Préparer les assemblées générales
Représenter les copropriétaires

Composition :

3 à 5 membres élus en AG
Mandat de 3 ans renouvelable
Membres issus des copropriétaires

Responsabilités dans KoproGo

Dans KoproGo, le conseil syndical a accès à :

✅ Tableau de bord financier
✅ Validation des dépenses > seuil défini en AG
✅ Suivi des contrats et prestataires
✅ Préparation des documents d’AG
✅ Statistiques et rapports
✅ Communication avec copropriétaires

🚀 Premiers pas

Connexion et rôle

Connexion : POST /api/v1/auth/login

{
  "email": "votre.email@example.com",
  "password": "votre_mot_de_passe"
}

Vérification du rôle : GET /api/v1/auth/me

{
  "id": "user-uuid",
  "email": "votre.email@example.com",
  "roles": [
    {
      "role_type": "BoardMember",
      "organization_id": "residence-les-erables-uuid",
      "organization_name": "Résidence Les Érables"
    },
    {
      "role_type": "Owner",
      "organization_id": "residence-les-erables-uuid"
    }
  ],
  "active_role": "BoardMember"
}

Note : Un membre du conseil est généralement aussi copropriétaire. Vous pouvez basculer entre les rôles via POST /api/v1/auth/switch-role.

Accès au tableau de bord

Endpoint : GET /api/v1/board/dashboard

{
  "building_name": "Résidence Les Érables",
  "total_units": 24,
  "total_owners": 22,
  "financial_summary": {
    "current_balance": 42000.00,
    "annual_budget": 120000.00,
    "spent_to_date": 87500.00,
    "budget_remaining": 32500.00
  },
  "pending_approvals": 3,
  "overdue_payments": 8,
  "next_meeting": {
    "date": "2025-12-15T18:00:00Z",
    "type": "GeneralAssembly"
  }
}

💰 Validation des dépenses

Workflow d’approbation

KoproGo implémente un workflow de validation à 3 niveaux :

Draft (Syndic) → PendingApproval (Conseil) → Approved
                                           ↘ Rejected

Seuils (définissables en AG) :

< 500€ : Approbation automatique syndic
500€ - 5,000€ : Approbation conseil syndical
> 5,000€ : Approbation AG

Consulter les dépenses en attente

Endpoint : GET /api/v1/expenses?status=PendingApproval

[
  {
    "id": "expense-uuid-1",
    "description": "Réparation ascenseur - Remplacement câble",
    "amount": 2500.00,
    "expense_date": "2025-11-10",
    "category": "Maintenance",
    "status": "PendingApproval",
    "submitted_by": "syndic@example.com",
    "submitted_date": "2025-11-08T10:00:00Z",
    "supporting_documents": [
      {
        "title": "Devis Ascenseurs SPRL",
        "file_path": "/uploads/devis-ascenseur-2025-11.pdf"
      },
      {
        "title": "Rapport technique",
        "file_path": "/uploads/rapport-tech-ascenseur.pdf"
      }
    ]
  }
]

Détail d’une dépense

Endpoint : GET /api/v1/expenses/{expense_id}

{
  "id": "expense-uuid-1",
  "description": "Réparation ascenseur - Remplacement câble",
  "amount": 2500.00,
  "expense_date": "2025-11-10",
  "category": "Maintenance",
  "status": "PendingApproval",
  "line_items": [
    {
      "description": "Câble acier 10mm - 50m",
      "quantity": 1.0,
      "unit_price": 800.00,
      "vat_rate": 0.21,
      "total_incl_vat": 968.00
    },
    {
      "description": "Main d'œuvre technicien (8h)",
      "quantity": 8.0,
      "unit_price": 85.00,
      "vat_rate": 0.21,
      "total_incl_vat": 822.80
    },
    {
      "description": "Déplacement et matériel",
      "quantity": 1.0,
      "unit_price": 150.00,
      "vat_rate": 0.21,
      "total_incl_vat": 181.50
    }
  ],
  "total_excl_vat": 2066.12,
  "total_vat": 433.88,
  "total_incl_vat": 2500.00,
  "supporting_documents": [...],
  "comparison": {
    "budget_category": "Maintenance",
    "budget_allocated": 8000.00,
    "spent_to_date": 4200.00,
    "this_expense": 2500.00,
    "remaining_after": 1300.00
  }
}

Approuver une dépense

Endpoint : PUT /api/v1/expenses/{expense_id}/approve

{
  "approval_notes": "Dépense approuvée après vérification devis et urgence technique confirmée."
}

Validation :

✅ Rôle BoardMember requis
✅ Dépense en statut PendingApproval
✅ Montant < seuil AG

Effet : Statut passe à Approved, syndic peut procéder au paiement.

Rejeter une dépense

Endpoint : PUT /api/v1/expenses/{expense_id}/reject

{
  "rejection_reason": "Montant trop élevé. Demande de 2 devis supplémentaires pour comparaison."
}

Effet : Statut passe à Rejected, syndic notifié et peut créer une nouvelle version.

Demander des informations complémentaires

POST /api/v1/expenses/{expense_id}/request-info
{
  "message": "Merci de fournir un second devis comparatif et le rapport d'inspection de l'ascenseur."
}

Effet : Notification au syndic, dépense reste en PendingApproval.

📊 Suivi budgétaire

Budget annuel

Consulter le budget : GET /api/v1/board/budget?year=2025

{
  "year": 2025,
  "total_budget": 120000.00,
  "categories": [
    {
      "category": "Maintenance",
      "budget": 30000.00,
      "spent": 18500.00,
      "committed": 5000.00,
      "remaining": 6500.00,
      "usage_percentage": 0.78
    },
    {
      "category": "Utilities",
      "budget": 45000.00,
      "spent": 32000.00,
      "committed": 10000.00,
      "remaining": 3000.00,
      "usage_percentage": 0.93
    },
    {
      "category": "Insurance",
      "budget": 15000.00,
      "spent": 14200.00,
      "committed": 0.00,
      "remaining": 800.00,
      "usage_percentage": 0.95
    },
    {
      "category": "ManagementFees",
      "budget": 12000.00,
      "spent": 9000.00,
      "committed": 3000.00,
      "remaining": 0.00,
      "usage_percentage": 1.00
    },
    {
      "category": "Reserve",
      "budget": 18000.00,
      "spent": 0.00,
      "committed": 0.00,
      "remaining": 18000.00,
      "usage_percentage": 0.00
    }
  ],
  "overall": {
    "spent": 73700.00,
    "committed": 18000.00,
    "remaining": 28300.00,
    "usage_percentage": 0.76
  }
}

Alertes budgétaires

GET /api/v1/board/budget-alerts

{
  "alerts": [
    {
      "severity": "WARNING",
      "category": "Utilities",
      "message": "Budget dépassé à 93% alors que nous sommes à 83% de l'année",
      "recommendation": "Prévoir rallonge budgétaire ou réduire consommation"
    },
    {
      "severity": "CRITICAL",
      "category": "Insurance",
      "message": "Budget épuisé à 95%, reste 2 mois",
      "recommendation": "Utiliser fonds de réserve ou appel exceptionnel"
    }
  ]
}

Projection fin d’année

GET /api/v1/board/budget-projection?year=2025

{
  "year": 2025,
  "current_date": "2025-11-10",
  "projection_date": "2025-12-31",
  "method": "LinearExtrapolation",
  "results": {
    "total_budget": 120000.00,
    "projected_spending": 128500.00,
    "projected_overrun": 8500.00,
    "confidence": 0.75,
    "categories_at_risk": ["Utilities", "Insurance"]
  },
  "recommendations": [
    "Préparer appel de fonds exceptionnel (8,500€)",
    "Discuter rallonge budgétaire lors de la prochaine AG",
    "Étudier réduction consommation énergétique"
  ]
}

📄 Préparation des AG

Créer un projet d’ordre du jour

Endpoint : POST /api/v1/board/meeting-drafts

{
  "meeting_type": "GeneralAssembly",
  "proposed_date": "2025-12-15T18:00:00Z",
  "location": "Salle communautaire - Rez-de-chaussée",
  "agenda_items": [
    {
      "order": 1,
      "title": "Approbation des comptes 2025",
      "description": "Présentation bilan financier et compte de résultats",
      "attachments": ["financial-report-2025.pdf"]
    },
    {
      "order": 2,
      "title": "Budget prévisionnel 2026",
      "description": "Vote du budget et des charges trimestrielles",
      "attachments": ["budget-2026.pdf"]
    },
    {
      "order": 3,
      "title": "Travaux de toiture",
      "description": "Validation devis et calendrier travaux",
      "attachments": ["devis-toiture-1.pdf", "devis-toiture-2.pdf"]
    }
  ]
}

Générer les documents d’AG

Convocation automatique :

POST /api/v1/board/generate-invitation?meeting_id={uuid}

Contenu généré :

Ordre du jour détaillé
Rapports financiers annexés
Formulaire de procuration
Instructions d’accès (physique + visio si applicable)

Envoi : Email automatique à tous les copropriétaires (15 jours avant AG minimum, conforme loi belge).

Suivi des procurations

GET /api/v1/board/meeting/{meeting_id}/proxies

{
  "meeting_id": "meeting-uuid",
  "scheduled_date": "2025-12-15T18:00:00Z",
  "total_units": 24,
  "proxies": [
    {
      "owner_name": "Marie Dubois",
      "unit_number": "3A",
      "proxy_to": "Jean Martin",
      "received_date": "2025-11-25T10:00:00Z",
      "status": "Valid"
    }
  ],
  "quorum": {
    "required": 12,
    "confirmed": 18,
    "with_proxies": 21,
    "status": "QuorumReached"
  }
}

Votes et résolutions

Enregistrer les votes :

POST /api/v1/board/meeting/{meeting_id}/votes
{
  "agenda_item_id": "item-uuid",
  "resolution": "Approbation des comptes 2025",
  "votes": {
    "for": 20,
    "against": 1,
    "abstain": 3
  },
  "result": "Approved",
  "notes": "Approuvé à la majorité des 4/5"
}

Rédiger le procès-verbal

Template pré-rempli :

GET /api/v1/board/meeting/{meeting_id}/minutes-template

Enregistrer le PV :

PUT /api/v1/meetings/{meeting_id}
{
  "minutes": "## Procès-verbal AG du 15/12/2025\n\n**Présents** : 18/24 copropriétaires\n**Procurations** : 3\n**Quorum** : Atteint (87.5%)\n\n### 1. Approbation des comptes 2025\n**Vote** : Pour 20, Contre 1, Abstention 3\n**Résultat** : Approuvé\n\n...",
  "status": "Completed"
}

Publication : PV accessible à tous les copropriétaires via GET /api/v1/documents.

📋 Contrôle des prestataires

Liste des contrats actifs

Endpoint : GET /api/v1/board/contracts

[
  {
    "id": "contract-uuid-1",
    "provider": "Ascenseurs SPRL",
    "service": "Maintenance ascenseur",
    "start_date": "2023-01-01",
    "end_date": "2026-12-31",
    "annual_cost": 3600.00,
    "payment_frequency": "Quarterly",
    "next_renewal": "2026-10-01",
    "status": "Active",
    "performance_score": 4.2
  },
  {
    "id": "contract-uuid-2",
    "provider": "CleanPro Services",
    "service": "Nettoyage communs",
    "start_date": "2024-06-01",
    "end_date": "2025-05-31",
    "annual_cost": 7200.00,
    "payment_frequency": "Monthly",
    "next_renewal": "2025-04-01",
    "status": "Active",
    "performance_score": 3.8
  }
]

Évaluation des prestataires

POST /api/v1/board/contracts/{contract_id}/evaluation
{
  "period": "2025-Q3",
  "criteria": {
    "quality": 4,
    "timeliness": 5,
    "communication": 3,
    "value_for_money": 4
  },
  "overall_score": 4.0,
  "notes": "Service de qualité mais délais de réponse parfois longs"
}

Alertes renouvellement

GET /api/v1/board/contract-renewals

{
  "upcoming_renewals": [
    {
      "contract_id": "contract-uuid-2",
      "provider": "CleanPro Services",
      "service": "Nettoyage communs",
      "end_date": "2025-05-31",
      "days_until_renewal": 202,
      "recommendation": "Lancer appel d'offres 3 mois avant (février 2025)",
      "performance_score": 3.8
    }
  ]
}

Comparaison devis

POST /api/v1/board/quote-comparison
{
  "service": "Maintenance ascenseur",
  "quotes": [
    {
      "provider": "Ascenseurs SPRL",
      "annual_cost": 3600.00,
      "includes": ["Visites trimestrielles", "Dépannage 24/7", "Pièces"],
      "rating": 4.5
    },
    {
      "provider": "LiftCare SA",
      "annual_cost": 3200.00,
      "includes": ["Visites trimestrielles", "Dépannage bureau", "Pièces"],
      "rating": 4.0
    },
    {
      "provider": "TechLift Belgium",
      "annual_cost": 4100.00,
      "includes": ["Visites mensuelles", "Dépannage 24/7", "Pièces", "Modernisation"],
      "rating": 4.8
    }
  ]
}

Analyse automatique :

{
  "recommendation": "LiftCare SA",
  "reason": "Meilleur rapport qualité/prix (-11% vs actuel) avec services essentiels",
  "savings": 400.00,
  "risk_assessment": "LOW"
}

📢 Communication copropriétaires

Envoyer un message collectif

POST /api/v1/board/announcements
{
  "subject": "Travaux de peinture cage d'escalier",
  "message": "Chers copropriétaires,\n\nLes travaux de peinture de la cage d'escalier débuteront le lundi 20 novembre et dureront 5 jours ouvrables.\n\nMerci de votre compréhension.\n\nLe Conseil Syndical",
  "priority": "Normal",
  "recipients": "AllOwners"
}

Options recipients :

AllOwners : Tous les copropriétaires
BoardMembers : Membres du conseil uniquement
Specific : Liste d’IDs spécifiques

Consulter les messages

GET /api/v1/board/announcements?limit=10

Réponses et questions

GET /api/v1/board/messages/inbox

[
  {
    "id": "message-uuid",
    "from": "owner-uuid",
    "from_name": "Jean Dupont",
    "subject": "Question sur charges T4",
    "message": "Bonjour, je constate une augmentation de 15% sur mes charges. Pouvez-vous m'expliquer ?",
    "date": "2025-11-09T14:30:00Z",
    "status": "Unread"
  }
]

Répondre :

POST /api/v1/board/messages/{message_id}/reply
{
  "message": "Bonjour Monsieur Dupont,\n\nL'augmentation est due à la hausse des tarifs énergétiques (+12%) et à des travaux exceptionnels de maintenance.\n\nCordialement,\nLe Conseil Syndical"
}

📊 Rapports et statistiques

Rapport trimestriel

GET /api/v1/board/quarterly-report?year=2025&quarter=4

{
  "period": "2025-Q4",
  "financial": {
    "income": 11250.00,
    "expenses": 9800.00,
    "net_result": 1450.00
  },
  "budget": {
    "planned": 30000.00,
    "spent": 9800.00,
    "variance": -0.02
  },
  "payments": {
    "collected": 10800.00,
    "outstanding": 450.00,
    "collection_rate": 0.96
  },
  "incidents": {
    "maintenance_requests": 12,
    "resolved": 10,
    "pending": 2
  }
}

Statistiques d’occupation

GET /api/v1/board/occupancy-stats

{
  "total_units": 24,
  "occupied": 22,
  "vacant": 2,
  "owner_occupied": 18,
  "rented": 4,
  "occupancy_rate": 0.92
}

Indicateurs de performance

GET /api/v1/board/kpis

{
  "financial_health": {
    "cash_coverage_months": 2.8,
    "reserve_fund_ratio": 0.15,
    "debt_ratio": 0.05,
    "rating": "Good"
  },
  "operational": {
    "maintenance_response_time_avg": 2.5,
    "owner_satisfaction": 4.2,
    "contract_renewal_rate": 0.85
  },
  "compliance": {
    "insurance_up_to_date": true,
    "safety_inspections_current": true,
    "financial_reports_filed": true
  }
}

🔐 Sécurité et audit

Accès aux logs

GET /api/v1/audit-logs?organization_id={uuid}&role=BoardMember

Consultation des actions du syndic, modifications budgétaires, paiements.

Validation 2-factor

Pour les actions sensibles (approbation > 5,000€), activation possible de la validation 2-factor.

POST /api/v1/board/enable-2fa

Permissions

Action	BoardMember	Syndic
Validation dépenses < 5,000€	✅	❌
Validation dépenses > 5,000€	❌ (AG requise)	❌
Consultation finances	✅	✅
Création contrats	❌	✅
Évaluation prestataires	✅	✅
Préparation AG	✅	✅
Modification comptes bancaires	❌	✅

🛠️ Outils pratiques

Générateur de rapports

POST /api/v1/board/generate-report?type=annual&year=2025

Types :

annual : Rapport annuel complet
quarterly : Rapport trimestriel
financial : Rapport financier détaillé
contracts : État des contrats
performance : Indicateurs de performance

Export PDF pour AG

GET /api/v1/board/meeting/{meeting_id}/export-package

Contenu :

Ordre du jour
Rapports financiers
Devis travaux
Contrats à renouveler
Formulaires procuration

Calculateur de quotes-parts

GET /api/v1/board/calculate-shares?expense_amount=12000

{
  "total_expense": 12000.00,
  "distribution": [
    {
      "unit_number": "1A",
      "owner_name": "Jean Dupont",
      "ownership_percentage": 0.042,
      "share": 504.00
    },
    {
      "unit_number": "2B",
      "owner_name": "Marie Martin",
      "ownership_percentage": 0.055,
      "share": 660.00
    }
  ]
}

📚 Ressources

Guides complémentaires

Guide du syndic : Guide Utilisateur : Syndic
Guide du copropriétaire : Guide Utilisateur : Copropriétaire
Guide du comptable : Guide Utilisateur : Comptable
GDPR Compliance : GDPR Compliance Checklist

Références légales (Belgique)

Code civil belge : Art. 577-3 à 577-14 (copropriété)
Conseil syndical : Art. 577-8/4 (obligation > 20 lots)
AG : Art. 577-6 (quorum, majorités)
Comptabilité : AR 12/07/2012 (PCMN)

Support

Email : support@koprogo.com
Documentation : https://docs.koprogo.com
Issues GitHub : https://github.com/gilmry/koprogo/issues

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Version : 1.0.0 | Dernière mise à jour : 10 novembre 2025