Guide Utilisateur : Comptable

Version:: 1.0.0
Date:: 10 novembre 2025
Public:: Comptables et experts-comptables
Voir aussi:: Guide Utilisateur : Syndic | Guide Utilisateur : Copropriétaire | Guide Utilisateur : Conseil Syndical

📋 Vue d’ensemble

Ce guide explique comment utiliser KoproGo en tant que comptable d’une ou plusieurs copropriétés. Vous y trouverez :

✅ Plan Comptable Minimum Normalisé (PCMN) belge conforme AR 12/07/2012
✅ Gestion comptable multi-organisations
✅ Écritures comptables et imputations
✅ Génération de rapports financiers (bilan, compte de résultats)
✅ TVA belge (6%, 12%, 21%)
✅ Exports comptables pour logiciels tiers
✅ Clôture d’exercice et reports à nouveau

🚀 Premiers pas

Connexion et rôle multi-organisations

Connexion : POST /api/v1/auth/login

{
  "email": "comptable@cabinet-example.com",
  "password": "votre_mot_de_passe"
}

Vérification des rôles : GET /api/v1/auth/me

{
  "id": "user-uuid",
  "email": "comptable@cabinet-example.com",
  "roles": [
    {
      "role_id": "role-1-uuid",
      "role_type": "Accountant",
      "organization_id": "residence-les-erables-uuid",
      "organization_name": "Résidence Les Érables"
    },
    {
      "role_id": "role-2-uuid",
      "role_type": "Accountant",
      "organization_id": "residence-jardins-uuid",
      "organization_name": "Résidence Les Jardins"
    }
  ],
  "active_role": "role-1-uuid"
}

Changer d’organisation : POST /api/v1/auth/switch-role
```
{
  "role_id": "role-2-uuid"
}
```

Le rôle actif détermine quelle copropriété vous gérez. Toutes les opérations comptables sont isolées par organization_id.

📊 Plan Comptable PCMN Belge

Vue d’ensemble du PCMN

KoproGo implémente le Plan Comptable Minimum Normalisé conformément à l’Arrêté Royal du 12/07/2012.

90 comptes pré-seed és organisés en 9 classes :

Classe	Type	Description	Exemples
1	Passif	Capital, réserves, provisions	100 Capital, 130 Réserves, 14 Provisions
2	Actif	Immobilisations	220 Bâtiments, 221 Terrains, 24 Mobilier
3	Actif	Stock et encours	30 Matières premières, 32 Marchandises
4	Actif/Passif	Créances et dettes	400 Fournisseurs, 440 Clients, 451 TVA
5	Actif	Banque et caisse	550 Banque, 551 CCP, 57 Caisse
6	Charges	Charges d’exploitation	610 Charges immobilières, 61 Services
7	Produits	Produits d’exploitation	700 Charges locatives, 74 Produits divers
8	Hors-bilan	Droits et engagements	80 Garanties, 81 Engagements
0	Spécial	Comptes généraux (non utilisé pour copropriétés)

Consulter le plan comptable

Lister tous les comptes :

GET /api/v1/accounts?organization_id={uuid}

Rechercher par code :

GET /api/v1/accounts/code/451000

Réponse :

{
  "id": "account-uuid",
  "code": "451000",
  "name": "TVA à récupérer",
  "account_type": "Asset",
  "parent_code": "45",
  "organization_id": "org-uuid",
  "is_active": true,
  "created_at": "2025-01-01T00:00:00Z"
}

Créer un compte personnalisé

Endpoint : POST /api/v1/accounts

{
  "code": "612500",
  "name": "Frais de gestion syndic",
  "account_type": "Expense",
  "parent_code": "61",
  "organization_id": "org-uuid"
}

Validation :

✅ Code unique par organisation
✅ Type de compte valide (Asset, Liability, Equity, Income, Expense, OffBalance)
✅ Parent code doit exister (si spécifié)
✅ Hiérarchie cohérente (ex: compte 612500 sous parent 61)

Désactiver un compte

PUT /api/v1/accounts/{account_id}
{
  "is_active": false
}

Les comptes désactivés ne peuvent plus être utilisés pour de nouvelles écritures mais restent visibles dans l’historique.

Seed initial du PCMN

Pour une nouvelle organisation :

POST /api/v1/accounts/seed/belgian-pcmn?organization_id={uuid}

Crée automatiquement les ~90 comptes du PCMN belge standard.

💰 Gestion comptable

Écritures comptables

Structure d’une écriture :

{
  "date": "2025-11-10",
  "description": "Paiement facture électricité novembre",
  "lines": [
    {
      "account_code": "610100",
      "description": "Électricité communs",
      "debit": 500.00,
      "credit": 0.00
    },
    {
      "account_code": "451000",
      "description": "TVA récupérable (21%)",
      "debit": 105.00,
      "credit": 0.00
    },
    {
      "account_code": "550000",
      "description": "Paiement banque",
      "debit": 0.00,
      "credit": 605.00
    }
  ]
}

Principe de la partie double :

Débit total = Crédit total
500.00 + 105.00 = 605.00 ✅

Imputation automatique des dépenses

Lors de la création d’une dépense avec lignes de facturation, KoproGo génère automatiquement les imputations comptables :

Exemple : Facture d’entretien 1,000€ HT + 21% TVA

POST /api/v1/expenses
{
  "building_id": "building-uuid",
  "description": "Entretien espaces verts - Novembre 2025",
  "expense_date": "2025-11-10",
  "category": "Maintenance",
  "line_items": [
    {
      "description": "Tonte et taille",
      "quantity": 10.0,
      "unit_price": 100.00,
      "vat_rate": 0.21
    }
  ]
}

Imputations générées :

610300  Entretien espaces verts       1,000.00 €  (Débit)
451000  TVA à récupérer                 210.00 €  (Débit)
440000  Fournisseurs                            €  1,210.00 (Crédit)

TVA belge

Taux supportés :

Taux	Application	Compte PCMN
6%	Produits de première nécessité, travaux rénovation énergétique	451000 (TVA récupérable)
12%	Restauration, certains travaux immobiliers	451000 (TVA récupérable)
21%	Taux standard (services, maintenance, etc.)	451000 (TVA récupérable)

Déclaration TVA :

GET /api/v1/reports/vat-declaration?organization_id={uuid}&quarter=4&year=2025

{
  "period": "2025-Q4",
  "vat_collected": 2500.00,
  "vat_deductible": 3200.00,
  "vat_balance": -700.00,
  "status": "ToReclaim",
  "details": {
    "vat_6_percent": {
      "base": 5000.00,
      "vat": 300.00
    },
    "vat_12_percent": {
      "base": 0.00,
      "vat": 0.00
    },
    "vat_21_percent": {
      "base": 13809.52,
      "vat": 2900.00
    }
  }
}

Charges locatives et appels de fonds

Comptabilisation appel de fonds trimestriel :

POST /api/v1/accounting/journal-entries
{
  "date": "2025-10-01",
  "description": "Appel de fonds T4 2025",
  "lines": [
    {
      "account_code": "440000",
      "description": "Créance copropriétaires",
      "debit": 10800.00,
      "credit": 0.00
    },
    {
      "account_code": "700000",
      "description": "Charges locatives",
      "debit": 0.00,
      "credit": 10800.00
    }
  ]
}

Comptabilisation encaissement :

{
  "date": "2025-10-25",
  "description": "Paiement charges T4 - Copro Dupont",
  "lines": [
    {
      "account_code": "550000",
      "description": "Banque",
      "debit": 450.00,
      "credit": 0.00
    },
    {
      "account_code": "440000",
      "description": "Créance copropriétaires",
      "debit": 0.00,
      "credit": 450.00
    }
  ]
}

Grand livre

Consulter le grand livre d’un compte :

GET /api/v1/accounting/ledger?account_code=550000&start_date=2025-01-01&end_date=2025-12-31

{
  "account_code": "550000",
  "account_name": "Banque",
  "period": "2025-01-01 to 2025-12-31",
  "opening_balance": 15000.00,
  "entries": [
    {
      "date": "2025-01-15",
      "description": "Encaissement charges T1",
      "debit": 10800.00,
      "credit": 0.00,
      "balance": 25800.00
    },
    {
      "date": "2025-01-20",
      "description": "Paiement facture électricité",
      "debit": 0.00,
      "credit": 605.00,
      "balance": 25195.00
    }
  ],
  "total_debit": 125000.00,
  "total_credit": 98000.00,
  "closing_balance": 42000.00
}

Balance comptable

Balance générale :

GET /api/v1/accounting/trial-balance?organization_id={uuid}&date=2025-11-10

{
  "date": "2025-11-10",
  "accounts": [
    {
      "account_code": "100000",
      "account_name": "Capital",
      "debit": 0.00,
      "credit": 50000.00,
      "balance": -50000.00
    },
    {
      "account_code": "220000",
      "account_name": "Bâtiments",
      "debit": 500000.00,
      "credit": 0.00,
      "balance": 500000.00
    },
    {
      "account_code": "550000",
      "account_name": "Banque",
      "debit": 125000.00,
      "credit": 83000.00,
      "balance": 42000.00
    }
  ],
  "total_debit": 625000.00,
  "total_credit": 625000.00,
  "balanced": true
}

📈 Rapports financiers

Bilan comptable

Endpoint : GET /api/v1/reports/balance-sheet?organization_id={uuid}&year=2025

{
  "period": "2025",
  "assets": {
    "fixed_assets": {
      "buildings": 500000.00,
      "equipment": 25000.00,
      "total": 525000.00
    },
    "current_assets": {
      "receivables": 15000.00,
      "bank": 42000.00,
      "cash": 1500.00,
      "total": 58500.00
    },
    "total_assets": 583500.00
  },
  "liabilities": {
    "equity": {
      "capital": 50000.00,
      "reserves": 120000.00,
      "retained_earnings": 15000.00,
      "total": 185000.00
    },
    "long_term_liabilities": {
      "provisions": 10000.00,
      "total": 10000.00
    },
    "current_liabilities": {
      "suppliers": 8500.00,
      "total": 8500.00
    },
    "total_liabilities": 203500.00
  },
  "balance_check": {
    "assets": 583500.00,
    "liabilities": 203500.00,
    "difference": 380000.00,
    "balanced": true
  }
}

Export PDF :

GET /api/v1/reports/balance-sheet.pdf?organization_id={uuid}&year=2025

Compte de résultats

Endpoint : GET /api/v1/reports/income-statement?organization_id={uuid}&year=2025

{
  "period": "2025",
  "income": {
    "rental_charges": 43200.00,
    "other_income": 2500.00,
    "total_income": 45700.00
  },
  "expenses": {
    "property_expenses": 12000.00,
    "utilities": 18000.00,
    "maintenance": 8500.00,
    "management_fees": 3600.00,
    "insurance": 4200.00,
    "other_expenses": 1200.00,
    "total_expenses": 47500.00
  },
  "operating_result": -1800.00,
  "financial_result": 150.00,
  "net_result": -1650.00
}

Analyse trimestrielle :

GET /api/v1/reports/income-statement?organization_id={uuid}&year=2025&quarter=4

Rapport d’activité

GET /api/v1/reports/activity-report?organization_id={uuid}&year=2025

Inclut :

Résumé financier (chiffre d’affaires, charges, résultat)
Évolution trésorerie
Impayés et taux de recouvrement
Charges ventilées par catégorie
Comparaison N vs N-1

📤 Exports comptables

Export Noalyss

Format compatible Noalyss (logiciel de comptabilité GPL) :

GET /api/v1/exports/noalyss?organization_id={uuid}&start_date=2025-01-01&end_date=2025-12-31

Réponse : Fichier CSV avec écritures comptables au format Noalyss.

Export FEC (Fichier des Écritures Comptables)

Format standard pour administrations fiscales :

GET /api/v1/exports/fec?organization_id={uuid}&year=2025

Format : Fichier texte tabulé conforme à la norme FEC.

Export Excel

GET /api/v1/exports/excel?organization_id={uuid}&report_type=balance-sheet&year=2025

Formats supportés :

balance-sheet : Bilan comptable
income-statement : Compte de résultats
trial-balance : Balance générale
ledger : Grand livre
vat-declaration : Déclaration TVA

Export JSON

GET /api/v1/exports/json?organization_id={uuid}&year=2025

Toutes les données comptables de l’année au format JSON structuré.

🔄 Clôture d’exercice

Préparation de la clôture

Vérifications préalables :

✅ Balance équilibrée (débit = crédit)
✅ Toutes les factures imputées
✅ Rapprochements bancaires effectués
✅ TVA déclarée et soldée
✅ Provisions évaluées

Checklist clôture :

GET /api/v1/accounting/year-end-checklist?organization_id={uuid}&year=2025

{
  "year": 2025,
  "checks": [
    {
      "item": "Balance équilibrée",
      "status": "OK",
      "details": "Débit = Crédit (625,000€)"
    },
    {
      "item": "Factures en attente",
      "status": "WARNING",
      "details": "3 factures non imputées"
    },
    {
      "item": "Rapprochement bancaire",
      "status": "OK",
      "details": "Dernier rapprochement : 31/12/2025"
    },
    {
      "item": "Déclaration TVA Q4",
      "status": "PENDING",
      "details": "À soumettre avant 20/01/2026"
    }
  ],
  "ready_for_closure": false
}

Exécuter la clôture

POST /api/v1/accounting/year-end-close?organization_id={uuid}&year=2025

Opérations effectuées :

Calcul du résultat : Solde comptes 6 et 7 → compte 129 (Résultat de l’exercice)
Solde des comptes de gestion : Comptes 6 et 7 remis à zéro
Reports à nouveau : Comptes de bilan conservés
Verrouillage : Écritures N non modifiables
Ouverture N+1 : Balances d’ouverture créées

{
  "year": 2025,
  "closure_date": "2025-12-31T23:59:59Z",
  "net_result": -1650.00,
  "status": "Closed",
  "opening_balance_2026": {
    "total_assets": 583500.00,
    "total_liabilities": 203500.00,
    "equity": 183350.00
  }
}

Réouverture d’exercice

En cas d’erreur, réouverture possible avec rôle SuperAdmin :

POST /api/v1/accounting/year-end-reopen?organization_id={uuid}&year=2025

Attention : Opération sensible, génère un audit log.

🔍 Contrôles et audits

Audit trail

Toutes les opérations comptables sont tracées :

GET /api/v1/audit-logs?entity_type=JournalEntry&organization_id={uuid}

[
  {
    "timestamp": "2025-11-10T10:30:00Z",
    "user": "comptable@example.com",
    "action": "CREATE",
    "entity_type": "JournalEntry",
    "entity_id": "entry-uuid",
    "details": {
      "description": "Paiement facture électricité",
      "amount": 605.00
    },
    "ip_address": "192.168.1.100"
  }
]

Rapprochement bancaire

GET /api/v1/accounting/bank-reconciliation?account_code=550000&date=2025-11-10

{
  "account": "550000 - Banque",
  "date": "2025-11-10",
  "book_balance": 42000.00,
  "bank_statement_balance": 41800.00,
  "outstanding_items": [
    {
      "date": "2025-11-08",
      "description": "Chèque #1234 en circulation",
      "amount": -200.00
    }
  ],
  "reconciled_balance": 41800.00,
  "status": "Reconciled"
}

Détection d’anomalies

GET /api/v1/accounting/anomalies?organization_id={uuid}

{
  "anomalies": [
    {
      "type": "UnbalancedEntry",
      "severity": "HIGH",
      "entry_id": "entry-uuid",
      "description": "Écriture déséquilibrée : Débit 500€ ≠ Crédit 505€"
    },
    {
      "type": "MissingVAT",
      "severity": "MEDIUM",
      "expense_id": "expense-uuid",
      "description": "Facture sans TVA imputée"
    },
    {
      "type": "FutureDate",
      "severity": "LOW",
      "entry_id": "entry-uuid",
      "description": "Écriture datée du futur (2025-12-25)"
    }
  ]
}

📊 Tableau de bord comptable

Vue d’ensemble financière

GET /api/v1/accounting/dashboard?organization_id={uuid}

{
  "current_balance": 42000.00,
  "receivables": 15000.00,
  "payables": 8500.00,
  "cash_flow": {
    "last_30_days": {
      "inflows": 12500.00,
      "outflows": 9800.00,
      "net": 2700.00
    }
  },
  "overdue_invoices": {
    "count": 8,
    "total_amount": 3600.00
  },
  "alerts": [
    {
      "type": "LowBalance",
      "message": "Trésorerie < 2 mois de charges",
      "severity": "WARNING"
    }
  ]
}

Indicateurs de performance

KPIs comptables :

GET /api/v1/accounting/kpis?organization_id={uuid}&year=2025

{
  "year": 2025,
  "kpis": {
    "collection_rate": 0.92,
    "average_payment_delay": 15.5,
    "operating_margin": -0.04,
    "cash_coverage_months": 2.8,
    "budget_variance": {
      "income": 0.03,
      "expenses": -0.07
    }
  }
}

🛠️ Outils pour comptables

Calculatrice TVA

GET /api/v1/tools/vat-calculator?amount=1000&vat_rate=0.21&mode=excl

{
  "amount_excl_vat": 1000.00,
  "vat_amount": 210.00,
  "amount_incl_vat": 1210.00,
  "vat_rate": 0.21
}

Modes :

excl : Montant HT → Calcul TTC
incl : Montant TTC → Calcul HT

Générateur de lettrage

POST /api/v1/tools/auto-match-entries?account_code=440000&organization_id={uuid}

Lettrage automatique des créances/dettes (matching invoices ↔ payments).

🔐 Sécurité et conformité

Multi-tenant strict

✅ Isolation totale par organization_id
✅ Impossible d’accéder aux données d’une autre organisation
✅ Validation JWT avec rôle actif

Permissions comptables

Action	Accountant	Syndic	Owner
Lecture plan comptable	✅	✅	❌
Création comptes	✅	❌	❌
Écritures comptables	✅	❌	❌
Clôture d’exercice	✅	❌	❌
Lecture rapports	✅	✅	❌

Conservation des données

Durée légale (Belgique) : 7 ans minimum

KoproGo conserve automatiquement :

Toutes les écritures comptables
Pièces justificatives (factures, contrats)
Audit logs
Déclarations TVA

Backup automatique chiffré (GPG + S3).

📚 Ressources et support

Documentation technique

Plan comptable PCMN : Belgian Accounting - PCMN (Plan Comptable Minimum Normalisé)
Guide du syndic : Guide Utilisateur : Syndic
API Reference : https://api.koprogo.com/docs

Crédits

L’implémentation du PCMN belge s’inspire du projet Noalyss :

Projet : https://gitlab.com/noalyss/noalyss
Licence : GPL-2.0-or-later
Auteur : Dany De Bontridder <dany@alchimerys.eu>

Merci au projet Noalyss pour sa référence inestimable.

Support

Email : support@koprogo.com
Documentation : https://docs.koprogo.com
Issues GitHub : https://github.com/gilmry/koprogo/issues

—

Version : 1.0.0 | Dernière mise à jour : 10 novembre 2025