Le syndic de copropriété n’est pas un simple gestionnaire : la loi belge lui impose 18 missions précises qu’il ne peut pas ignorer, quels que soient les pouvoirs que lui accorde le règlement d’ordre intérieur. Voici le détail complet, article par article.
1. Exécuter les décisions de l’AG (L01)
Source : Art. 3.89 §5, point 1 Le syndic doit exécuter et faire exécuter les décisions prises par l’assemblée générale. Ce n’est pas optionnel : chaque décision votée doit être suivie d’effet. KoproGo : Un tableau de suivi des décisions AG permet de vérifier l’avancement (en cours / fait / en retard).
2. Actes conservatoires et d’administration provisoire (L02)
Source : Art. 3.89 §5, point 2 Le syndic peut accomplir seul les actes conservatoires et d’administration provisoire. Cela inclut les travaux urgents qu’il peut ordonner sans attendre une décision de l’AG.
3. Administrer les fonds de l’ACP (L03)
Source : Art. 3.89 §5, point 3 Le syndic administre les fonds conformément à l’article 3.86 §3 : le fonds de roulement et le fonds de réserve doivent être sur des comptes distincts.
4. Représenter l’ACP en justice (L04)
Source : Art. 3.89 §5, point 4 Le syndic représente l’association des copropriétaires tant en justice que dans la gestion des affaires communes. Il peut introduire toute demande urgente ou conservatoire sans autorisation préalable de l’AG.
5. Correspondance recommandée : double adresse (L05)
Source : Art. 3.89 §5, point 4bis La correspondance recommandée doit être adressée, à peine de nullité, au domicile du syndic ET au siège de l’ACP. Un oubli peut invalider toute la procédure.
6. Relevé des dettes lors d’une vente (L06)
Source : Art. 3.89 §5, point 5 Le syndic doit fournir le relevé des dettes (prévu à l’art. 3.94 §2) dans les 30 jours de la demande du notaire. Ce document est essentiel lors de la transmission d’un lot.
7. Communication aux occupants (L07)
Source : Art. 3.89 §5, point 6 Le syndic doit communiquer aux personnes occupant l’immeuble (locataires, etc.) la date des assemblées générales, pour qu’elles puissent formuler par écrit leurs demandes ou observations relatives aux parties communes. Cette communication se fait par affichage visible dans les parties communes.
8. Transfert du dossier au successeur (L08)
Source : Art. 3.89 §5, point 7 En fin de mandat, le syndic doit transmettre au successeur l’ensemble du dossier : comptabilité, sinistres, historique des comptes, etc. À défaut de successeur, le dossier est remis au président de la dernière AG.
9. Assurance responsabilité civile (L09)
Source : Art. 3.89 §5, point 8 Le syndic doit souscrire une assurance RC couvrant l’exercice de sa mission et en fournir la preuve. Pour les syndics bénévoles, l’assurance est à charge de l’ACP.
10. Accès aux documents (L10)
Source : Art. 3.89 §5, points 9 et 11 Le syndic doit permettre l’accès au registre des décisions de l’AG et aux pièces justificatives. Il doit aussi permettre l’accès à tous les documents non privés relatifs à la copropriété, notamment par un site internet.
11. Registre des PV (L11)
Source : Art. 3.89 §5, point 10 Les procès-verbaux d’assemblée générale doivent être conservés dans un registre au siège de l’ACP.
12. Affichage des coordonnées (L12)
Source : Art. 3.89 §5, point 10bis Le syndic doit afficher de manière inaltérable et visible à tout moment à l’entrée de l’immeuble : le nom du syndic, le lieu du siège de l’ACP et le numéro BCE de l’ACP.
13. Rapport d’évaluation des contrats (L13)
Source : Art. 3.89 §5, point 12 Chaque année, le syndic doit soumettre à l’AG un rapport d’évaluation des contrats de fournitures régulières (ascenseur, nettoyage, chauffage, etc.).
14. Liste des copropriétaires (L14)
Source : Art. 3.89 §5, point 13 Le syndic tient à jour la liste et les coordonnées de toutes les personnes ayant droit de vote à l’AG. Il transmet ces informations aux copropriétaires qui en font la demande et au notaire (noms, adresses, quotités, références des lots).
15. Comptabilité claire et détaillée (L15)
Source : Art. 3.89 §5, points 14 et 15 La comptabilité de l’ACP doit être tenue de manière claire, précise et détaillée, selon le plan comptable minimum normalisé (PCMN). Pour les petites copropriétés (moins de 20 lots sans syndic professionnel), une comptabilité simplifiée est admise.
16. Budget prévisionnel (L16)
Source : Art. 3.89 §5, point 16 Le syndic prépare le budget prévisionnel pour les dépenses courantes et les frais extraordinaires prévisibles, couvrant le fonds de roulement et le fonds de réserve.
17. Inscription des budgets à l’ordre du jour (L17)
Source : Art. 3.89 §5, point 16 Les budgets prévisionnels doivent être inscrits à l’ordre du jour de l’assemblée générale.
18. Inscription à la BCE (L18)
Source : Art. 3.89 §5, point 17 + AR 15/03/2017 Le syndic doit faire inscrire les données du syndic à la Banque-Carrefour des Entreprises et communiquer toute modification.
En résumé
Ces 18 missions ne sont pas des recommandations : ce sont des obligations légales. Un syndic qui ne les respecte pas s’expose à des sanctions et à une possible révocation par l’assemblée générale. KoproGo automatise le suivi de chacune de ces missions pour garantir la conformité légale de votre copropriété.