Assemblée générale — Séquence de l’ordre du jour

Derniere verification:

28 mars 2026

Sources:

Code civil art. 3.87, 3.88, 3.89 §5 — Jurisprudence (Cass., JP)

Voir aussi:

majorites.rst, veille_legale.rst

Note

Le syndic est un metier en penurie en Belgique. C’est un travail ingrat : obligations legales strictes, coproprietaires aux interets contradictoires, responsabilite personnelle en cas de manquement. Beaucoup de syndics benevoles n’ont aucune formation juridique. KoproGo doit assister le syndic (benevole ou professionnel) et le CdC en verifiant automatiquement la conformite de l’OdJ, pas par mefiance mais parce que personne ne peut tout retenir quand on gere 15 immeubles et 800 lots.

AGO vs AGE : deux types d’assemblee

AG Ordinaire (AGO) — Annuelle obligatoire

  • Convoquee par le syndic dans les 15 jours de la periode fixee par le reglement (Art. 3.87 §2)

  • Ordre du jour impose : les 12 points ci-dessous, dont 5 obligatoires par la loi

  • Doit traiter les comptes, le budget, les mandats et les contrats

  • Duree typique : 2 a 4 heures (souvent trop long → fatigue → mauvaises decisions)

AG Extraordinaire (AGE) — Sur demande ou urgence

  • Convoquee par le syndic, le CdC, ou 1/5 des coproprietaires (Art. 3.87 §2)

  • Ordre du jour libre : un ou plusieurs points specifiques

  • Pas de points obligatoires (pas de comptes, pas de mandats)

  • Peut etre faite par visio (Art. 3.87 §1 amende 2022) → plus courte et ciblee

  • Ideale pour les decisions urgentes ou les sujets qui ne peuvent pas attendre l’AGO

Ce que KoproGo doit verifier automatiquement

Pour chaque AG creee dans le systeme, KoproGo doit :

Verification

Type AG

Consequence si absent

Convocation envoyee >= 15 jours avant

AGO + AGE

Nullite de l’AG (Art. 3.87 §3)

Consentement email individuel de chaque destinataire

AGO + AGE

Convocation invalide pour ce destinataire

Points obligatoires presents dans l’OdJ (voir ci-dessous)

AGO

Alerte syndic : “Il manque le point Approbation des comptes”

Decharge du syndic = point SEPARE de l’approbation des comptes

AGO

Alerte : annulation possible (jurisprudence)

Rapport du commissaire AVANT le vote des comptes

AGO

Alerte : sequence non respectee

Majorite indiquee pour chaque resolution

AGO + AGE

Alerte : le syndic doit indiquer la majorite requise

Pas de vote sur les “Divers”

AGO

Blocage : le systeme ne permet pas de creer une resolution sous “Divers”

Sequence logico-juridique obligatoire (AGO)

L’ordre du jour d’une AG ordinaire doit respecter les dependances suivantes :

Étape 1 — Ouverture et constitution du bureau

  • Élection du président (copropriétaire, pas le syndic)

  • Désignation du secrétaire (souvent le syndic)

  • Désignation de(s) scrutateur(s)

  • Source : Pratique + ROI

Étape 2 — Vérification du quorum et émargement

  • Signature de la liste de présence (noms, quotes-parts, procurations)

  • Calcul du quorum (> 50 % des quotes-parts)

  • Si quorum non atteint → report (2e AG après 15 jours min., art. 3.87 §5)

  • Source : Art. 3.87 §4-§5

Étape 3 — Rapport du commissaire aux comptes

  • Présentation du rapport de vérification des comptes

  • Doit être fait AVANT le vote d’approbation des comptes

  • Source : Art. 3.91

Étape 4 — Approbation des comptes de l’exercice écoulé

  • Résolution obligatoire (art. 3.89 §5 15°)

  • Vote à la majorité absolue

  • Concerne la régularité comptable et financière, pas la gestion

Étape 5 — Décharge (quitus) du syndic

  • Résolution distincte de l’approbation des comptes

  • Point SÉPARÉ obligatoire (jurisprudence : annulation si combiné avec approbation des comptes)

  • Il est possible d’approuver les comptes sans donner quitus, mais PAS l’inverse

  • Le quitus n’est PAS obligatoire (il est facultatif mais quasi-systématiquement inscrit)

  • Source : Jurisprudence constante

Étape 6 — Décharge du commissaire aux comptes

  • Point distinct

Étape 7 — Rapport d’évaluation des contrats de fournitures régulières

  • Résolution obligatoire (art. 3.89 §5 12°)

Étape 8 — Budget prévisionnel

  • Fonds de roulement + fonds de réserve

  • Résolution obligatoire (art. 3.89 §5 16°)

  • Logiquement après les comptes (l’écart passé éclaire le futur)

Étape 9 — Renouvellement du mandat du syndic

  • Si le mandat arrive à échéance pendant l’exercice

  • Logiquement APRÈS la décharge (on évalue d’abord, puis on décide de reconduire)

  • Source : Art. 3.89 §1 al.4

Étape 10 — Désignation du commissaire aux comptes

  • Annuelle (art. 3.91)

Étape 11 — Travaux, propositions des copropriétaires

  • Points soumis par les copropriétaires/CdC (reçus 3 semaines avant)

  • Chaque point avec la majorité requise clairement indiquée

Étape 12 — Divers

  • PAS de vote possible sur les points « divers »

  • Tour de table, suggestions pour la prochaine AG uniquement

  • Source : Jurisprudence constante

Points obligatoires d’une AGO (check-list KoproGo)

KoproGo doit alerter le syndic si l’un de ces points manque dans l’OdJ d’une AGO :

#

Point obligatoire

Majorite

Source legale

1

Constitution du bureau (president, secretaire, scrutateur)

n/a

Pratique + ROI

2

Verification du quorum et emargement

n/a

Art. 3.87 §4-§5

3

Rapport du commissaire aux comptes

n/a

Art. 3.91

4

Approbation des comptes de l’exercice ecoule

Absolue

Art. 3.89 §5 15° (OBLIGATOIRE)

5

Decharge du syndic (point SEPARE des comptes)

Absolue

Jurisprudence constante

6

Decharge du commissaire aux comptes

Absolue

Art. 3.91

7

Evaluation des contrats de fournitures regulieres

Absolue

Art. 3.89 §5 12° (OBLIGATOIRE)

8

Budget previsionnel (fonds de roulement + reserve)

Absolue

Art. 3.89 §5 16° (OBLIGATOIRE)

9

Renouvellement du mandat du syndic (si echeance)

Absolue

Art. 3.89 §1 al.4

10

Designation du commissaire aux comptes

Absolue

Art. 3.91

11

Travaux et propositions des coproprietaires

Variable

Art. 3.87 §3-§4

12

Divers (PAS DE VOTE — uniquement discussion)

n/a

Jurisprudence constante

Sequence d’une AG Extraordinaire (AGE)

L’AGE n’a pas de points obligatoires. Sa structure est plus libre :

  1. Constitution du bureau (president, secretaire — comme l’AGO)

  2. Verification du quorum (sauf 2e convocation)

  3. Point(s) specifique(s) inscrits a l’OdJ avec la majorite requise indiquee

  4. Cloture — pas de “Divers”

L’AGE est convoquee pour traiter un sujet precis. L’OdJ ne doit contenir que les points pour lesquels elle a ete convoquee. Ajouter des points de derniere minute est une cause de nullite (jurisprudence).

Cas d’usage typiques pour une AGE :

  • Travaux urgents depassant le pouvoir du syndic (Art. 3.89 §5 2°)

  • Decision sur un sinistre (inondation, incendie)

  • Contrat d’energie groupee a signer avant une echeance

  • Changement de syndic en cours de mandat

  • Demande d’AGE par 1/5 des coproprietaires (Art. 3.87 §2)

Aide KoproGo pour le syndic benevole

Le syndic benevole n’a souvent aucune formation juridique. KoproGo doit l’assister :

  1. Template d’OdJ : Pre-remplir les 12 points obligatoires d’une AGO avec les bonnes majorites. Le syndic n’a qu’a ajouter les points specifiques.

  2. Alertes de conformite : “Attention : le point ‘Decharge du syndic’ est combine avec ‘Approbation des comptes’. La jurisprudence exige un point SEPARE.”

  3. Rappels de delai : “L’AG est dans 20 jours. La convocation doit etre envoyee dans les 5 prochains jours pour respecter le delai de 15 jours.”

  4. Check-list post-AG : “L’AG a eu lieu il y a 15 jours. Le PV doit etre envoye dans les 15 prochains jours (Art. 3.87 §12).”

  5. Guide de majorite : Pour chaque resolution, afficher la majorite requise avec l’explication en langage simple : “Ce vote necessite 2/3 des voix car il s’agit de travaux sur les parties communes (Art. 3.88 §1, 1°).”

  6. Suivi du mandat : “Le mandat du syndic expire dans 4 mois. Le renouvellement doit etre inscrit a l’OdJ de la prochaine AG.”

Aide KoproGo pour le CdC

Le CdC n’est pas la pour espionner le syndic — c’est pour l’aider et le controler dans l’interet de tous. Quand le syndic gere 15 immeubles, des oublis arrivent. Le CdC a besoin de :

  1. Tableau de suivi des missions (L01-L18) avec indicateurs vert/orange/rouge : - Vert : mission executee dans les delais - Orange : echeance proche (ex: PV a envoyer dans 10 jours) - Rouge : echeance depassee (ex: PV en retard de 5 jours)

  2. Acces en lecture aux documents sans demander au syndic (Art. 3.89 §5 9° et 11°)

  3. Comparaison des devis avec scoring transparent (prix/delai/garantie/reputation)

  4. Historique des decisions AG avec statut d’execution : “Decision du 15/03/2025 : travaux facade — Statut : En cours, prestataire designe, debut prevu avril 2026”

  5. Alertes contrats : “Le contrat d’ascenseur expire dans 3 mois. Il faut mettre en concurrence (Art. 3.89 §5 12°) et inscrire le point a la prochaine AG.”

Majorites — Aide-memoire

Voir le document complet : majorites.rst

Type de decision

Majorite

Source

Gestion courante, travaux conservatoires

Absolue (>50% presents/representes, hors abstentions)

Art. 3.88 §1

Travaux PC, modification statuts (jouissance/usage), mise en concurrence

2/3 des voix

Art. 3.88 §1 1°

Modification repartition charges/quotites, destination immeuble, alienation

4/5 des voix

Art. 3.88 §1 2°

Modification quotites de copropriete, reconstruction totale

Unanimite (TOUS les tantiemes)

Art. 3.88 §1 3°