Syndic — Missions légales (art. 3.89 §5)

Source principale

  • Code civil art. 3.89 §5, points 1° à 17°

« Quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le règlement d’ordre intérieur, le syndic est chargé de… »

Règles

L01 — Exécuter les décisions de l’AG

  • Source : §5 1°

  • Règle : Exécuter et faire exécuter les décisions prises par l’assemblée générale.

  • KoproGo : Tableau de suivi des décisions AG avec statut (en cours / fait / en retard).

L02 — Actes conservatoires et d’administration provisoire

  • Source : §5 2°

  • Règle : Accomplir tous actes conservatoires et d’administration provisoire. Cela inclut les travaux urgents que le syndic peut ordonner sans décision AG.

  • KoproGo : Workflow « travaux urgents » : qualification urgence + justification + exécution sans AG.

L03 — Administration des fonds

  • Source : §5 3°

  • Règle : Administrer les fonds de l’ACP conformément à l’art. 3.86 §3 (fonds de roulement + fonds de réserve, comptes distincts).

  • KoproGo : Module comptable avec comptes séparés FR/FdR + alertes seuils.

L04 — Représentation en justice et gestion

  • Source : §5 4°

  • Règle : Représenter l’ACP tant en justice que dans la gestion des affaires communes. Habilité à introduire toute demande urgente ou conservatoire sans autorisation préalable de l’AG.

  • KoproGo : Registre des procédures judiciaires en cours.

L05 — Correspondance recommandée (double adresse)

  • Source : §5 4°bis

  • Règle : La correspondance recommandée est adressée, à peine de nullité, au domicile du syndic ET au siège de l’ACP.

  • KoproGo : Double adresse configurée, rappel sur les courriers sortants.

L06 — Relevé des dettes (transmission de lot)

  • Source : §5 5°

  • Règle : Fournir le relevé des dettes visé à l’art. 3.94 §2 dans les 30 jours de la demande du notaire.

  • KoproGo : Module « transmission de lot » : génération automatique du relevé.

L07 — Communication aux occupants

  • Source : §5 6°

  • Règle : Communiquer aux personnes occupant l’immeuble (locataires, etc.) la date des AG pour qu’elles puissent formuler par écrit leurs demandes ou observations relatives aux parties communes. Communication par affichage visible dans les parties communes.

  • KoproGo : Notification automatique aux occupants enregistrés.

L08 — Transfert du dossier

  • Source : §5 7°

  • Règle : Transmettre au successeur l’ensemble du dossier (comptabilité, sinistres, historique comptes, etc.). À défaut de successeur, au président de la dernière AG. Depuis la loi du 15/12/2005 : obligation de collaboration dans le transfert.

  • KoproGo : Génération automatique du dossier de transition complet.

L09 — Assurance RC

  • Source : §5 8°

  • Règle : Souscrire une assurance responsabilité civile couvrant l’exercice de la mission et en fournir la preuve. Pour les syndics bénévoles : l’assurance est à charge de l’ACP.

  • KoproGo : Vérification annuelle de la police RC + rappel de renouvellement.

L10 — Accès aux documents

  • Source : §5 9° + 11°

  • Règle : Permettre l’accès au registre des décisions de l’AG et aux pièces justificatives. Permettre l’accès à tous les documents non privés relatifs à la copropriété, notamment par un site internet.

  • KoproGo : Espace documentaire en ligne accessible 24/7 aux copropriétaires.

L11 — Registre des PV

  • Source : §5 10°

  • Règle : Conserver les PV d’AG dans un registre au siège de l’ACP.

  • KoproGo : Archivage numérique centralisé des PV.

L12 — Affichage des coordonnées

  • Source : §5 10°bis

  • Règle : Afficher de manière inaltérable et visible à tout moment à l’entrée de l’immeuble : nom du syndic, lieu du siège de l’ACP, n° BCE de l’ACP.

  • KoproGo : Génération d’un affichage type avec mentions légales.

L13 — Rapport d’évaluation des contrats

  • Source : §5 12°

  • Règle : Soumettre à l’AG annuelle un rapport d’évaluation des contrats de fournitures régulières.

  • KoproGo : Génération automatique du rapport d’évaluation des contrats.

L14 — Liste des copropriétaires

  • Source : §5 13°

  • Règle : Tenir à jour la liste et coordonnées des personnes ayant droit de vote à l’AG. Transmettre aux copropriétaires à première demande et au notaire les noms, adresses, quotités et références des lots.

  • KoproGo : Répertoire des copropriétaires avec quotes-parts et coordonnées.

L15 — Comptabilité claire et détaillée

  • Source : §5 14° + 15°

  • Règle : Tenir la comptabilité de l’ACP de manière claire, précise et détaillée selon le plan comptable minimum normalisé. Pour les petites copropriétés (< 20 lots sans syndic pro) : comptabilité simplifiée.

  • KoproGo : Module comptable intégré avec plan comptable copropriété belge.

L16 — Budget prévisionnel

  • Source : §5 16°

  • Règle : Préparer le budget prévisionnel pour les dépenses courantes et les frais extraordinaires prévisibles (fonds de roulement + fonds de réserve).

  • KoproGo : Module budget avec historique des écarts prévisionnel/réalisé.

L17 — Inscription budgets à l’OdJ

  • Source : §5 16°

  • Règle : Inscrire à l’OdJ de l’AG l’approbation des budgets prévisionnels.

  • KoproGo : Inscription automatique à l’OdJ de l’AG annuelle.

L18 — Inscription BCE

  • Source : §5 17° + AR 15/03/2017

  • Règle : Faire inscrire les données du syndic à la BCE et communiquer toute modification.

  • KoproGo : Rappel BCE intégré + checklist des données à communiquer.