L’ordre du jour d’une assemblée générale n’est pas un document libre : il suit une séquence logico-juridique imposée par la loi et la jurisprudence belge. Voici les 12 étapes dans l’ordre.
Étape 1 — Ouverture et constitution du bureau
Élection du président (un copropriétaire — jamais le syndic)
Désignation du secrétaire (souvent le syndic)
Désignation du/des scrutateur(s)
Étape 2 — Vérification du quorum
Signature de la liste de présence (noms, quotes-parts, procurations)
Calcul du quorum : plus de 50 % des quotes-parts doivent être présentes ou représentées
Si le quorum n’est pas atteint, une 2e AG est convoquée après un délai minimum de 15 jours (art. 3.87 §5)
Étape 3 — Rapport du commissaire aux comptes
Le rapport de vérification des comptes doit être présenté avant le vote d’approbation des comptes.
Étape 4 — Approbation des comptes
C’est une résolution obligatoire (art. 3.89 §5 point 15). Le vote porte sur la régularité comptable et financière, pas sur la gestion du syndic.
Étape 5 — Décharge (quitus) du syndic
Point séparé et distinct de l’approbation des comptes. La jurisprudence est constante : combiner les deux en un seul vote entraîne l’annulation.
Il est possible d’approuver les comptes sans donner quitus, mais pas l’inverse.
Étape 6 — Décharge du commissaire aux comptes
Point distinct également.
Étape 7 — Rapport d’évaluation des contrats
Le syndic présente un rapport d’évaluation des contrats de fournitures régulières (ascenseur, nettoyage, chauffage, etc.). Résolution obligatoire (art. 3.89 §5 point 12).
Étape 8 — Budget prévisionnel
Fonds de roulement + fonds de réserve. Le budget est logiquement présenté après les comptes : l’écart passé éclaire les prévisions futures. Résolution obligatoire (art. 3.89 §5 point 16).
Étape 9 — Renouvellement du mandat du syndic
Si le mandat arrive à échéance pendant l’exercice. Logiquement après la décharge : on évalue d’abord, puis on décide de reconduire.
Étape 10 — Désignation du commissaire aux comptes
Désignation annuelle (art. 3.91).
Étape 11 — Travaux et propositions des copropriétaires
Points soumis par les copropriétaires ou le conseil de copropriété (reçus au moins 3 semaines avant). Chaque point est présenté avec la majorité requise clairement indiquée.
Étape 12 — Divers
Pas de vote possible sur les points “divers”. C’est un tour de table pour suggestions et remarques pour la prochaine AG.
Aide-mémoire : les majorités requises
Type de décision |
Majorité |
Source |
|---|---|---|
Gestion courante, travaux conservatoires |
Absolue (>50 % des présents/représentés) |
Art. 3.88 §1 |
Travaux parties communes, modification statuts (jouissance/usage), mise en concurrence |
2/3 des voix |
Art. 3.88 §1, point 1 |
Modification répartition charges/quotités, destination immeuble |
4/5 des voix |
Art. 3.88 §1, point 2 |
Modification acte de base (droits réels), démolition/reconstruction |
Unanimité |
Art. 3.88 §2-§3 |