Syndic — Mandat et désignation

Sources principales

  • Code civil art. 3.89 §1 à §9

  • Code de déontologie IPI art. 76, 82-85

  • AR 15/03/2017 (BCE)

Règles

M01 — Désignation du syndic

  • Source : Art. 3.89 §1 al.1

  • Règle : Le syndic est nommé par l’AG ou, à défaut, par le juge à la requête d’un copropriétaire ou de tout tiers ayant un intérêt.

  • KoproGo : Workflow d’onboarding avec sélection du mode de désignation (AG / juge / statuts).

M02 — Durée maximale du mandat

  • Source : Art. 3.89 §1 al.3

  • Règle : Le mandat ne peut excéder 3 ans. Pas de reconduction tacite. Le renouvellement nécessite une décision expresse de l’AG.

  • KoproGo : Alerte automatique 3 mois avant expiration + inscription automatique du renouvellement à l’OdJ.

M03 — Renouvellement par décision expresse

  • Source : Art. 3.89 §1 al.4

  • Règle : Le renouvellement requiert une décision expresse de l’AG à la majorité absolue. Le simple fait de ne pas renouveler ne donne pas droit à indemnité.

  • KoproGo : Vérification que le point « renouvellement du mandat » figure bien à l’OdJ.

M04 — Engagements limités à la durée du mandat

  • Source : Art. 3.89 §1 al.5

  • Règle : Le syndic ne peut souscrire d’engagement excédant la durée de son mandat sauf décision expresse de l’AG.

  • KoproGo : Alerte si un contrat fournisseur a une durée qui dépasse la fin du mandat en cours.

M05 — Contrat écrit obligatoire

  • Source : Art. 3.89 §1 al.2 + Déonto. art. 76

  • Règle : La relation syndic/ACP est régie par un contrat écrit comprenant la liste des prestations forfaitaires et complémentaires avec leurs rémunérations. Toute prestation non mentionnée ne peut donner lieu à rémunération sauf décision AG.

  • KoproGo : Template de contrat intégré + vérification de la liste des prestations.

M06 — Révocation par l’AG

  • Source : Art. 3.89 §7

  • Règle : L’AG peut révoquer le syndic à tout moment (majorité absolue). Le syndic peut réclamer une indemnité si la révocation est abusive.

  • KoproGo : Workflow de révocation : point OdJ obligatoire, PV avec motivation.

M07 — Continuité en cas de démission

  • Source : Art. 3.89 §7 + Déonto. art. 15

  • Règle : Le syndic démissionnaire doit continuer à exécuter ses tâches jusqu’à ce que l’AG l’ait remplacé.

  • KoproGo : Suivi de statut « en cours de remplacement » jusqu’à nomination du successeur.

M08 — Transfert du dossier au successeur

  • Source : Art. 3.89 §5 7°

  • Règle : Le syndic sortant transmet l’intégralité du dossier (comptabilité, sinistres, clés, etc.) au successeur. En l’absence de successeur, au président de la dernière AG.

  • KoproGo : Checklist de transition générée automatiquement.

M09 — Inventaire détaillé de transition

  • Source : Déonto. art. 85

  • Règle : Le syndic sortant et le successeur établissent un inventaire détaillé des pièces transmises.

  • KoproGo : Module d’inventaire de transition signé par les deux parties.

M10 — Incompatibilités de rôles

  • Source : Art. 3.89 §9

  • Règle : Le syndic ne peut être en même temps membre du conseil de copropriété ni commissaire aux comptes au sein de la même ACP.

  • KoproGo : Validation d’incompatibilité de rôles à la configuration des membres.

M11 — Inscription à la BCE

  • Source : AR 15/03/2017 + Art. 3.89 §5 17°

  • Règle : Le syndic (professionnel ou bénévole) doit être inscrit à la BCE pour chaque ACP gérée, avant le début de mission ou dans les 8 jours ouvrables si désigné moins de 8 jours avant.

  • KoproGo : Rappel BCE à l’onboarding + suivi du statut d’inscription.